Toplantı ayarlanmış, ajandalar kapanmış, sunum hazırlanmış, ekip hazır… Kamerayı açtınız, saçınızı başınızı düzelttiniz, arka planı bile bulanıklaştırdınız. Dakikalar geçiyor. Gelen giden yok. İçinizden “Acaba link mi bozuk?” diyorsunuz, “Belki de çok önemli bir kriz çıktı” diye kendinizi avutuyorsunuz.

Unuttular. Ya da daha kötüsü, önceliklendirmediler.

Sponsor arayan taraf olmanın, masanın “isteyen” tarafında oturmanın cilvesi bu sanırım. Bazen marka profesyonelleri, sizin o toplantı için harcadığınız hazırlığı, o heyecanı ve ayırdığınız zamanı bir “Outlook hatırlatması” kadar ciddiye almayabiliyor.

Peki, marka yetkilisi toplantıya gelmediğinde, tabiri caizse sizi “ghostladığında” ne yapacaksınız? Sinirden köpürüp mail mi döşeyeceksiniz, yoksa “çok yoğunlar kıyamam” deyip sineye mi çekeceksiniz?

Cevap ikisi de değil. Duygusal tepki amatörlüktür, sessiz kalmak ise kabulleniştir. Gelin yanıtları birlikte arayalım.

Tamamlayan Diğer Yazılarıma Bakınız:

 

Toplantıya Katılım Olmazsa Ne Yapmak Gerekir?

Adım adım neler yapmanız gerektiğini tarif edeceğim. Yine de tavrınız markaya göre değişkenlik gösterebilir.

En Fazla 15 Dakika Bekleyin

Sponsorluk görüşmesi bir flört değildir; kimseyi kafede bekler gibi 45 dakika beklemeyin. 15. dakikada hala gelen yoksa, o toplantı bitmiştir. Sekmeyi kapatın, başka işinize bakın. O saatten sonra gelseler bile verim alamazsınız; çünkü kafanızda “saygısızlık” çanları çalmaya başlamıştır.

Eğer ilk defa tanışacağınız biriyle toplantı yapıyorsanız, 15 dakika fazlasıyla yeterlidir. Eğer daha önce tanıştığınız, görüşme yaptığınız veya devam eden bir sürecin parçası olan bir marka çalışanı toplantıya katılmadıysa, bu durum ilişkinize göre değişir. Unutmayın; sponsorluk, eşitler arası bir iş ilişkisidir. Zamanınıza saygı gösterilmiyorsa, o masada zaten ciddi bir iş konuşulmayacaktır.

Kurban Psikolojisinden Çıkın

Önce sakin olun. Hemen “Beni ektiniz!” diye çıkışmak amatörlüktür. Hepimiz insanız. “Bizi ciddiye almadılar”, “değerimizi anlamadılar” diye düşünmek çok kolaydır. Sponsorluk süreci duyguyla yönetilmez. Hele ilk temaslarda hiç yönetilmez. Olayı kişisel algılamayın. “Kimse projemize değer vermiyor”, “Zaten biz kimiz ki…” moduna girmeyin.

Marka tarafında işler çoğu zaman sandığınızdan daha karmaşıktır. Onay zincirleri, iç toplantılar, bütçe revizyonları, ani krizler… Hatta bazen toplantıya gelmeyen kişi bile kararı veren kişi değildir. Toplantıya söz verip gelememelerinin sebebi markanın zaman yönetimi ve iş ahlakı ile ilgilidir. Profesyonelliğinizi koruyun. Cevap vermemek de bir cevaptır. Bu noktada yapılacak en hatalı şey, sessiz kalmaktır.

Erteleme Talebi Olup Olmadığını Kontrol Edin

Marka toplantıyı ertelemek istemiş ancak bu talebini size ulaştıramamış olabilir. Gelen kutunuzu, spam klasörünüzü ve takvim davetlerinizi gözden geçirin. Belki toplantıdan önce bir erteleme veya iptal mesajı gönderdiler ancak gözünüzden kaçtı. Telefonunuzda cevapsız aramalara ve mesajlarınıza bakın. Son anda çıkan bir engel nedeniyle haber vermiş olabilirler. Eğer iletişimde bir aracı kişi (örn. sekreter, asistan) veya ortak bir çalışma platformu kullanıldıysa, buralardan bir mesaj iletilip iletilmediğini inceleyin.

Bu kontrolleri yaptıktan sonra bir bilgi yoksa ya sadece iki seçenek ortadadır. Ya sizi unuttular ya da gerçekten bir şey oldu. Toplantıya gelmeyen marka çalışanlarına ulaşırken nazik ve anlayışlı bir dil kullanın. Duygusal tepkilerinizi kontrol ederek, suçlayıcı olmadan iletişim kurmak güven verir. Örneğin, ilk mesajınızda empati ve merak tonu olmalıdır. Karşı tarafa kızgın ya da hayal kırıklığına uğramış görünmemeye çalışın; olumlu ve saygılı bir üslup benimsemek en iyisidir.

Teknik Sorun Kartını Oynayın

Karşı tarafın “unuttuğunu” yüzüne vurmadan, topu onlara atan o meşhur, hafif pasif-agresif ama ultra kurumsal maili atın. “Selamlar [İsim], toplantı linkinde sanırım teknik bir aksaklık var, ben hattan düştüm mü emin olamadım. Müsaitliğiniz değiştiyse haberleşelim, sevgiler.”

Bu ne demek biliyor musunuz? “Ben buradayım, işime saygım var, siz neredesiniz?” demenin kibar yoludur.

Eğer teknik sorun yerine daha nötr bir mail içeriği arıyorsanız aşağıdaki içerik uygun olabilir.

“Merhaba [İsim], umarım her şey yolundadır. Bugün [saat] için planladığımız toplantıda sizi göremedik. Herhangi bir aksilik oldu mu diye endişelendim. Eğer zamanlama sizin için uygun değilse toplantıyı yeniden planlamaktan memnuniyet duyarız. Lütfen müsait olduğunuz bir zamanı bana bildirin.”

Özür Gelmezse “Devam”

Eğer o gün içinde veya ertesi sabah “Çok özür dilerim, acil bir toplantı çıktı / unuttum” minvalinde bir geri dönüş gelmiyorsa, o markadan size sponsor olmaz. Nokta. İletişim, sponsorluğun temel taşıdır. Daha ilk toplantıya gelme nezaketini göstermeyen, gelemeyeceğini haber verme zahmetine girmeyen bir marka ile milyon liralık anlaşma yapsanız ne olur? Süreç içinde sizi daha çok üzerler.

Toplantıdan sonraki 24 saat içinde kısa ve net bir mesaj atmak yeterlidir. Bu mesajda siteme, imaya ya da duygusal bir tona gerek yoktur. Amaç, karşı tarafı sıkıştırmak değil; sürecin hâlâ profesyonel bir zeminde ilerleyip ilerlemediğini görmek ve topu tekrar karşı tarafa bırakmaktır.

“Bugün için planladığımız görüşmeyi gerçekleştiremedik. Uygun olduğunuzda yeni bir zaman belirlemek isteriz.”

Bu cümle fazlasıyla yeterlidir. Ne açıklama ister ne de ek süslemeye ihtiyaç duyar. Eğer buna da dönüş yoksa, işte o zaman strateji değişir.

Ghostlama Olup Olmadığını Anlayın

Karşı tarafın hiçbir bilgi vermeden iletişimi tamamen kesmesi “ghostlama” olarak adlandırılır. İlk mesajınıza yanıt gelmezse, birkaç gün arayla bir kez daha nazik bir hatırlatma gönderin veya telefonla ulaşmayı deneyin. Örneğin, ilk mesajdan 1-2 gün sonra hala cevap yoksa, “Önceki mesajımı aldığınızdan emin olmak istedim” şeklinde ikinci bir e-posta atabilirsiniz.

Makul bir girişimden sonra hala yanıt alamıyorsanız, daha fazla zorlamayın. Genellikle bir hafta içinde gönderilen birden fazla iletişime hiçbir şekilde cevap verilmemişse, bu durum büyük olasılıkla ghostlama anlamına gelir. Çok meşgul olsalar bile tüm iletişimlerinizi tamamen gözden kaçırmaları zordur; gerçekten yanıt vermek isteselerdi şimdiye kadar cevap veriyor olurlardı.

Eğer ghostlandığınızı düşünüyorsanız konuyu zorlamadan süreci kapatabilmek için aşağıdaki gibi bir mesaj iletebilirsiniz.

Örnek Son Mesaj: “Size ulaşamadık ve muhtemelen şu an için görüşme fırsatı bulamayacağız diye anlıyorum. İleride uygun bir zamanda tekrar iletişim kurmayı isteriz. İş birliği imkanları konusunda kapımız her zaman açık. Başka bir zaman görüşebilmek dileğiyle iyi çalışmalar dilerim.”

Bu şekilde, karşı tarafa nezaketle yaklaşıp kararlarına saygı duyduğunuzu göstererek ilişkide bir köprü yakmamış olursunuz.

Bir Sponsorluk Toplantısı Kaç Kez Ertelenebilir?

Benim kuralım nettir: İki.

İlk erteleme olağandır. İş hayatı bu, herkesin başına gelebilir. Yönetici çağırmıştır, kriz çıkmıştır, çocuk hastalanmıştır. Tolere edilir, yeni tarih belirlenir. İkinci erteleme sınırdır. “Ya yine aksilik oldu…” denirse ya bu şirket/kişi zaman yönetimi konusunda çok kötüdür (ki bu sponsorluk sürecinde sizi uğraştıracaklarının fragmanıdır) ya da siz onların öncelik listesinde son sıralardasınızdır. Üçüncü ertelemede ise oyun biter. Üçüncü kez erteleniyorsa o toplantıdan hayır gelmez. Gelse de o sponsorluktan bereket gelmez.

Eğer toplantı saatinde ya da hemen sonrasında “kusura bakmayın” mesajı gelmişse, bu bir ghosting durumu değildir. Ancak bu mesaj, sürecin sağlıklı ilerlediği anlamına da gelmez. Bu noktada önemli olan, özrün kendisi değil, özrün neye bağlandığıdır.

“Kusura bakmayın, çok yoğunuz” gibi ucu açık mesajlar genellikle zaman kazanmaya yöneliktir. Bu tür cümleler markanın projeye kapıyı kapatmadığını, fakat öncelik sırasının oldukça geriye düştüğünü gösterir. Buna karşılık, yeni bir tarih ve saat önerisiyle gelen özür mesajı, hâlâ masada olduğunuzun net göstergesidir. Sponsorlukta niyeti anlamanın yolu, kullanılan kelimelerden değil, takvim açılıp açılmadığından geçer.

Doğru Cevap Şudur: “Anlıyorum, yoğun dönemlerde olabiliyor. O zaman takvimler soğumadan bu haftaki yeni saati netleştirelim. Yarın veya Perşembe 14:00 size uyar mı?”

Bakın burada ne yaptık? Önce anlayış gösterdik. İnsanlık hâli, olabilir dedik. Ama aynı anda mesafe de koyduk. “Sorun değil” demedik; çünkü aslında sorun var. Bir toplantı planlandı ve benim zamanım boşa gitti. Bunu görmezden gelmedik ama büyütmedik de.

Sonra topu karşı tarafa attık. Toplantıdan sonra hemen yeni bir randevu talep ettik. Ne haftalar sonrasını konuştuk ne de belirsiz bir iyi niyet bıraktık. Çünkü gerçekten üzgün olan, gerçekten aksilik yaşadığını düşünen biri, o yeni tarihi geciktirmez. Takvime bakar, net bir zaman söyler.

Eğer cevap “Biz size döneriz” noktasında kalıyorsa, orada tablo zaten netleşmiştir. Bu cümle çoğu zaman bir yoğunluk ifadesi değil, süreci kapatma biçimidir. O aşamadan sonra yapılacak tek şey, ısrar etmek değil; durumu doğru okuyup yolunuza devam etmektir.

Diyelim ki işler yolunda gitti ama erteleme durumu ile ikinci kez karşılaştınız.

İkinci kez ertelendiğinde, üçüncü randevuyu verirken şunu mutlaka hissettirin:

“Tabii, tekrar planlayalım. Ancak proje takvimimiz sıkışmaya başladı ve diğer görüşmelerimiz ilerliyor. Bu hafta içinde netleştiremezsek süreci kaçırabiliriz.”

Bu cümledeki “Diğer görüşmelerimiz ilerliyor” kısmı var ya… İşte o, masadaki gücünüzdür. “Tek çarem siz değilsiniz, sırada bekleyenler var” mesajını zarifçe verir.

Eğer üçüncü kez de iptal/erteleme geliyorsa, o markayı listenin en altına (hatta çöpe) atın ve enerjinizi zamanına saygı duyanlara harcayın.

Sponsorlukta toplantılar amaç değil, araçtır. Beşinci toplantı da ilk toplantı kadar sonuçsuz olabilir. Buna karşılık doğru yazılmış tek bir mail, aylarca süren görüşmelerden daha belirleyici olabilir. Profesyonellik bazen daha fazla anlatmak değil, doğru anda durabilmektir.

Benzer Durumları Önlemek İçin Alınabilecek Önlemler

İleride markaların toplantılara katılmama riskini azaltmak için aşağıda belirttiklerimden dilediklerinizi uygulayabilirsiniz.

Toplantı ayarlandığında karşı taraftan bir onay alın ve toplantıyı bir takvim daveti olarak gönderin. Önemli toplantılardan 1-2 gün önce hatırlatma mesajı veya e-postası yollayın. Bu hatırlatmada tarih, saat, yer/link gibi detayları tekrar belirterek gerekirse erteleme veya iptal için ne yapabileceklerini de belirtin. Örneğin: “Yarın [saat]’deki toplantımızı sabırsızlıkla bekliyorum. Herhangi bir nedenle zamanı değiştirmemiz gerekirse lütfen haber vermekten çekinmeyin.” Böylece unutma ihtimalini azaltır ve son dakika değişiklikleri için kapı açmış olursunuz.

Toplantı öncesinde karşı taraftan mümkünse bir telefon numarasını isteyin. Böylece toplantı anında katılmazlarsa hızlıca ulaşıp durumunu öğrenebilirsiniz.

Toplantıdan önce, görüşmenin gündemini ve karşı tarafa sağlayacağı olası faydaları kısaca paylaşın. Katılım motivasyonunu yükselten bir detaydır. Örneğin, “Toplantıda A, B, C konularını ele alıp şirketiniz için nasıl katma değer yaratabileceğimizi konuşacağız” şeklinde bir not düşebilirsiniz.

Eğer mümkünse, ilk görüşmede veya yazışmada ilerideki adımları netleştirin. Örneğin, bir önceki görüşmede yeni bir toplantı kararlaştırıldıysa, tarih ve saati orada kesinleştirin (yüz yüze veya telefonla görüşürken hemen takvim daveti göndermek gibi). Toplantıyı önceden kararlaştırmak ve karşılıklı takvimlere işlemek, sonradan vazgeçmeyi zorlaştırarak ghostlama riskini azaltabilir.

Her toplantı deneyiminden sonra iletişim sürecinizi değerlendirin. Nerede aksaklık olabileceğini düşünün ve gerekli dersleri çıkarın. Örneğin, bu son olayda bir yanlış anlaşılma veya eksik iletişim oldu mu? Varsa, bir sonraki sefer bunu önlemek için yöntem geliştirin. İletişiminizi gözden geçirip bir daha böyle bir durumla karşılaşmamak için neleri geliştirebileceğinizi belirleyin. Bu, sürekli bir iyileştirme sağlayarak gelecekte daha sorunsuz toplantılar yapmanıza yardımcı olur.

 

Sonuç Olarak

Bir sponsorluk toplantısında karşı tarafın haber vermeden katılmaması can sıkıcıdır. Sponsorluk bir iş ortaklığıdır. Masaya eşit şartlarda oturulur. Zamanınız çok değerli. Gelmediler mi? Canları sağ olsun. Siz bir sonraki fırsata, bir sonraki markaya odaklanın.

Bir sonraki toplantıda görüşelim.

Sponsorluğa hazırsanız başlayalım!

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Başkanı