Sponsorluk Hatırlatmaları Nasıl Gerçekleştirilir?

Sponsorluk talebinin hatırlatılması şarttır. Marka çalışanları çeşitli sebeplerden ötürü dönüş yapmamış olabilir. “Sponsorlara Ne Zaman Ulaşmalısınız?” içeriğimde talep sıklığımız konusunu kısaca ele almıştım. Aşırıya kaçmadan, hatırlatma süreçlerini nasıl uygulamanız gerektiğini ve sponsorluk hatırlatma sürecinde neler yapılması gerektiğini bu yazıda detaylıca işleyeceğim.

Sponsorlarla dosyanın paylaşımı konusunda iki seçeneğiniz olur. Birinci seçenek; marka çalışanı ile ön görüşme yapmak ikincisi ise ön görüşme yapmadan direkt iletişime geçmektir.

Ön görüşmeler telefonla veya yüz yüze olarak gerçekleştirilebilir. Eğer ön görüşme yaptıysanız karşınızda yine iki seçenek olur; ilki dosyanızın onlarla paylaşılması, ikincisi ise proje ile ilgilenmediklerinin kavranmasıdır.

Ben ön görüşme yapılıp dosyanın istenmesi ve ön görüşme yapmadan iletişime geçilmesi süreçlerindeki hatırlatmalara odaklanacağım. Zaten diğer seçeneklerin üzerinde durmak gereksiz olacaktır.

Hap Bilgi: Hatırlatma mesajınızda her zaman nazik ve profesyonel bir dil kullanmaya özen gösterin. Olumsuz bir ton kullanmaktan kaçının ve işbirliği ve iletişim isteğinizi vurgulayın. Hatırlatmanızda markanın ilgisini çekmeye odaklanın. Projenizin markaya nasıl değer katacağını ve hedeflerine nasıl katkı sağlayabileceğinizi net bir şekilde ifade edin. Hatırlatma sürecinde markanın ilgisini canlı tutmak için ilgili ve takipçi olun.

Ön Görüşme Sonrası Dosyanız İstendiyse

Marka ile görüştünüz, ilgisini çektiniz ve marka çalışanı detayları ve teklifinizi değerlendirmek üzere sizden dosyanızı istediyse markadan yanıt beklemeniz normaldir. Yapacağınız görüşmelerde bir hafta içerisinde dönüş yapıp yapamayacaklarını sorarak ilk dönüşün ne zaman geleceğini öğrenmeye çalışabilirsiniz.

Eğer size dönüşlerini ne zaman yapacaklarını söyledilerse o tarihe kadar bekleyebilirsiniz.
Eğer söylemediler ve üç gün içerisinde dönüş alamadıysanız ister telefon ister mail yöntemi ile hatırlatmanızı gerçekleştirebilirsiniz. Akabinde hala dönüş alamadıysanız ve ilk mailiniz üzerinden bir hafta geçmiş ise ek bilgiye ihtiyaç duyup duymadıklarını veya soruları olup olmadığını soran bir mail gönderin. Eğer bu süre zarfında projenizle alakalı yeni bir gelişme olduysa onları da belirtebilirsiniz.
Aynı mailde onlardan haber alamazsanız, bir hafta içinde tekrar iletişime geçeceğinizi belirtin.

İlk mailiniz üzerinden iki hafta geçtiyse ve hala dönüş alamamışsanız, büyük ihtimalle sponsorluk gerçekleşmeyecek demektir. Yapacağınız son adım, süreci sonlandırdığınıza dair bir mail atmak olmalıdır. Örneğini ileride paylaşacağım.

Markalar Sponsorluk Dosyanızı İsterse Neler Yapmak Gerekir? başlıklı yazımda bahsettiğim gibi bir durumla karşılaştıysanız, yani markalar sizi geçiştirmek üzere dosyanızı istemişse aslında ilgilenmeyeceklerini düşünerek hareket edebilirsiniz.

Unutmayın, bazı markaların dönüş yapmaması veya sponsorluk teklifini kabul etmemesi normaldir. Bu durumu kişisel olarak almamak ve profesyonel bir şekilde devam etmek önemlidir.

Ön Görüşme Yapmadan İletişime Geçtiyseniz

Önce görüşme yaparak iletişime geçmeyi deneyin. Dönüş alabilmenin en önemli konularından biridir.
Eğer hakkınızda bilgi sahibi olmayan bir markaya ulaşırsanız ilgilenmemelerini normal karşılamanız gerekir. Nasıl ki siz, markaların gönderdiği toplu maillerle çok fazla ilgilenmiyorsanız, markalar da sizin teklifinizle çok fazla ilgilenmeyecektir.

Markanın ilgisini çekebilmek üzere ilk mailinizde içeriğin eksiksiz olduğundan emin olun. Projenin, sponsor adayına olan faydalarına odaklanın. Tarih, mekan gibi temel bilgilerden sonra, onların neler yapabileceklerini belirttiğiniz fikirlerinizi paylaşarak ilgilerini çekmeyi amaçlayın.

Hatırlatma sürecini çok uzatmayın. En fazla 3 kez hatırlatmanızı gerçekleştirin ve dönüş gelmiyorsa sponsorluğun gerçekleşmeyeceğini kavrayın. Her hatırlatmada nazik ve profesyonel bir dil kullanmaya özen gösterin.

Son mailinizde, marka ile iletişimde kalmak istediğinizi belirterek kapıyı açık bırakabilirsiniz. Böylece ileride farklı projelerde veya fırsatlarda bir araya gelebilme şansınız olabilir.

Hatırlatmaları Nasıl Tamamlamamak Gerekir?

Marka, hatırlatmalarınız sonrasında yanıt vermediyse yapabileceğiniz çok fazla şey yoktur.
Süreci yeniden başlatamazsınız. Bu noktada, süreci tamamladığınıza dair bir mail atmanızı öneririm.

Eğer ön görüşme yaptıysanız: “Geçtiğimiz dönemde gerçekleştirdiğimiz görüşmemizden sonra ilettiğim teklifim sonrası sizden haber alamadığımdan sponsorlukla ilgilenmediğinizi varsayıyorum. Eğer yeniden görüşmek isterseniz iletişimde kalabilirsiniz. İyi çalışmalar dilerim” şeklinde bir mail olabilir.

Eğer ön görüşme yapmadan iletişime geçtiyseniz bazı kısımları değiştirmeniz gerekir: “Sizlerle paylaştığım tekliften sonra haber alamadığım için ilgilenmediğinizi varsayıyorum. Teklifimin yüksek öncelikli olmadığının farkındayım, ancak markanıza göre özelleştirebildiğime inanıyorum. Eğer detaylar için görüşmek isterseniz iletişimde kalabilirsiniz. İyi çalışmalar dilerim” gibi olabilir.

Bazen son mailinize olumlu ya da olumsuz olarak yanıt gelir. Gelen yanıta göre sponsorluk arayışına devam edebilirsiniz. Markanın yanıt vermediği durumlarda zaten sponsorluk gerçekleşmeyecektir.

Bir Yerlerde Hata mı Yapıyorsunuz?

Teklifinize dönüş oranları beklediğinizden düşükse bazı konularda değişikliğe ihtiyaç var demektir. Mail içeriğini özelleştirmediniz mi? Aynı kopyala-yapıştır mesajı her markaya göndermek yerine, her marka için özelleştirilmiş bir yaklaşım benimsemek daha etkili olabilir. Mailde net olmadınız mı? Karşı tarafa ne teklif ettiğinizi ve beklentilerinizi açıkça belirtmek, yanıt alma şansınızı artırabilir. Teklifi doğru kişiye mi ulaştırdınız? İlgili departmanda veya pozisyonda olan kişilere ulaşmak, teklifinizi daha doğru bir şekilde değerlendirmelerini sağlayabilir. (Bakınız: Sponsorluk İçin Kime Ulaşmalısınız?)

Olumsuz dönüşler almanız durumunda hemen pes etmemelisiniz. Her ne kadar hiçbir hata yapmamış olsanız bile, bazen markaların projenize uygunluğu veya bütçe gibi faktörler nedeniyle olumsuz yanıt vermesi mümkündür. Sadece az sayıda marka ile görüşerek dönüş gelmesini beklemeyin. Öncesinde ön hazırlık çalışmalarınızı gerçekleştirerek aynı anda birden fazla marka ile görüşebilirsiniz.

Eğer Yesware gibi mail takip sistemlerini kullanıyorsanız, mailinizin açılıp açılmadığını kontrol edebilir ve çeşitli yorumlarda bulunabilirsiniz. Bu tür araçlar, gönderdiğiniz maillerin etkisini ve yanıt alma olasılığını değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Unutmayın, sponsorluk talepleri bazen zaman alabilir ve olumsuz yanıtlar normaldir. Önemli olan, süreci iyileştirmek için geri bildirimleri değerlendirmek ve stratejinizi geliştirmektir.

Özetleyelim

Daha önceden marka ile iletişime geçip onların isteği üzerine teklifinizi ilettiyseniz, 3 gün sonra hatırlatmanızı yapın. Dönüşlerine göre hareket edin. Dönüş gelmemişse sonraki hafta kendinizi hatırlatın. Hala dönüş gelmemişse olumsuz olacakmış gibi davranın ve son kez talebinizi yineleyin.

Eğer markanın talebi olmaksızın onlara teklif ilettiyseniz ilk hatırlatmayı biraz daha geciktirebilirsiniz ancak diğer süreçler aynı olmalıdır. Tüm hatırlatmaların ardından düzgün bir mail ile hatırlatma sürecini tamamlayın.

Sonuç Olarak

Sponsorluk hatırlatmaları ile dönüş oranınızı oldukça yükseltebilirsiniz. İlk maile gelen cevap oranı %10 bandında ise ikinci mailinize gelen dönüş oranı %30-%40 bandında olacaktır.

Hızlı dönüşleri sevmem, genelde olumsuz olurlar. Markanın projenin detaylarını incelemesi adına
bir süreye ihtiyacı olduğunu unutmayın. Gerekli incelemelerin ardından gelecek dönüşler daha verimlidir.

Sonraki yazılarımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Ortağı

Bizimle iletişime geçin!