Sponsorluk görüşmelerinin sonuca ulaşması adına markalarla ne zaman iletişime geçeceğiniz konusu büyük önem taşımaktadır. Geçtiğimiz dönemde yazdığım “Sponsor Bulmak için Ne Kadar Zamanınız Kaldı?” başlıklı yazımı inceleyerek konu hakkında fikir sahibi olabilirsiniz. Mevcut yazımda zamanlama konusunu ele alacağım.

Erken Not: Birçok yazımda olduğu gibi sıklıkla “Proje” olarak belirttiğim ifade “sponsor olunan” sporcu, kulüp, turnuva, etkinlik, faaliyet vb. olarak değerlendirilebilir.

 

Sponsorluk İçin Markalarla Ne Zaman Görüşülmelidir?

Sponsorlardan Ne Zaman Bütçe İstenir?
Sponsorluk Bütçeleri Ne Zaman Planlanır?
Yılın Hangi Döneminde Sponsorluk Talep Edilir?

Tüm bu soruların çok basit bir yanıtı var. Herhangi bir zaman diliminde sponsorluk talep edilebilir. Önemli olan sponsorluğun talep edilmesi değil, markaların sponsor olmasının sağlanmasıdır. Sponsorluk ihtimalini artırabilmek için yapılması gerekenler ile sponsorluk talebinin zamanlaması arasında doğrudan bir ilişki bulunur. Dolayısıyla talep zamanlaması markaların kararını etkilemektedir. Sponsor arama çalışmalarının, kurumların bütçe dönemlerine denk getirilmesi fayda sağlayacaktır.

Sponsorluk taleplerinizi yaparken markaların bütçe dönemlerini gözetmek, sponsorluk ihtimalinizi artırabilir. Markalar, genellikle yılın son çeyreği olan Ekim – Kasım – Aralık aylarında gelecek yıl bütçe planlarını gerçekleştirir. Sponsorluk bütçesi de bu dönemde belirlenmektedir. Doğrudan bir yaklaşımla, markalara yılın son çeyreğinde ulaşmak sponsorluk için olumludur diyebiliriz. Markaların bütçe planlama süreçleri ve karar alma takvimleri farklılık gösterebilir, bu yüzden esnek olmak önemlidir. Markanın kurumsal yapısına göre bütçe onayı Ocak ayını da bulabilir. Doğu merkezli bazı markalarda ilgili dönem Mart ayı içerisinde planlanabilir. Gelecek yıl içerisinde gerçekleştirilecek bir proje için sponsorluk teklifinin belirttiğim aylarda markalarla paylaşılması avantaj sağlayacaktır.

Markalar, ikinci çeyreğin sonunda mevcut yıl içerisinde kendilerine iletilen projeleri yeniden inceleyebilir ve planlarında değişiklik yapabilir. Futbol sezonu, tiyatro sezonu, yeni diziler, okul dönemi gibi yaz aylarından sonra başlayan birçok proje Temmuz – Ağustos aylarında değerlendirilebilir. İlgili aylarda “Yıl sonu planlarında belirlenen stratejiye ne kadar uyuldu?”, “Yeni fırsatlar var mı?”, “Back to School veya Black Friday kampanyamıza dahil olabilecek bir proje var mı?” gibi sorular değerlendirilir.

Markaların kaçırmak istemeyecekleri projeye sadece bütçeden dolayı olumsuz dönüş yapmadıklarını bilmekteyiz. Markaların yıllık bütçe planlamaları dışında, alternatif fırsatlar için ayırabildikleri bonus bütçeleri de bulunmaktadır. Dolayısıyla markalarla sadece Ekim – Kasım – Aralık – Temmuz – Ağustos aylarında iletişime geçilmesi oldukça sınırlayıcı ve gereksizdir. Projenizin gerçekleşeceği tarihe göre, markanın karar alma süreçlerini gözeterek herhangi bir zaman diliminde iletişime geçebilirsiniz.

 

Markaların Karar Alma Süreçleri Ne Kadar Sürer?

Markaların karar alma süreçleri, projenizin büyüklüğü ve sunduğunuz sponsorluk haklarına göre değişkenlik gösterir. Eğer projeniz küçük çaplı ise hızlı karar alınacaktır. Projenizin kapsamı büyüdükçe sponsorluğa karar verme süresi de artar.  Sunulan sponsorluk haklarının uygulanması için markalara zaman tanımak gerekir. İhtiyaç olan ön hazırlık çalışmaları; konuşma metni oluşturma, sunum hazırlama, stant tasarlama, aktivite örneklerini uyarlama, basın bültenlerin hazırlanması ve servisi, basılı ve dijital mecralarda kullanılan görsel çalışmalar vb. olabilir. Markaların kurumsal yapılarına göre her bir adımın onay sürecinden geçmesi gerekebilir. Her onay süreci de çok hızlı gerçekleşmemektedir.

Projenin gerçekleşeceği dönem, karar alma sürecini etkiler. Örneğin hangi kategori için olursa olsun bir spor kulübüne gerçekleşecek sponsorluğun marka için üst noktada katma değer sağlaması için sezonun başlamasına yakın süre kala uygulanması gereklidir. Markanın sponsor olup olmayacağı sezonun başlangıç tarihine göre belirlenir.

Sponsorların teklifi değerlendirmesi, projeyi analiz etmesi ve içselleştirmesi, uygulanacak aktivitelerin belirlenmesi ve diğer detaylarının planlanıp uygulaması için en az birkaç ay, en fazla bir yıl kadar süreye ihtiyaç duyulur. Projenin başlangıç tarihine çok kısa bir süre kalmışsa sponsorluğun gerçekleşme şansı oldukça düşüktür. Anasponsor olarak, ilgileneceğimiz projeleri belirlerken proje başlangıç tarihine en az üç ay kalmış olanları tercih ediyoruz. Aksi her durum için proje sahiplerine, sponsorluğun gerçekleşmesi ve sponsorluk bedelinin tahsil edilmesi için yeterli süre olmadığını açıkça tarif ediyoruz.

 

Neden 3 Hafta Değil de 3 Ay Gerekiyor?

Sponsorluk, doğru şartlar altında 3 haftada değil 3 günde bile gerçekleşebilir. Doğru şartların oluşması ise 3 ayı bulabilir. Sponsor arama çalışmalarına yeni başlanmışsa;

– Sponsorluk dosyası hazırlanmalı (Ücretsiz rehbere ulaşmak için tıklayın)

– Potansiyel sponsor olabilecek sektörler belirlenmeli

– İlgili sektörlerden sponsorluğa uygun markalar seçilmeli

– Markalarda sponsorluk için yetkili isimlerle temasa geçilmeli (İlgili yazı için buraya tıklayın)

– Markanın projenize yaklaşımına göre sponsorluk dosyanız marka ile paylaşılmalı

– Dönüş gelmeyen markalara hatırlatmalar yapılmalı (Bu yazıda detaylandırıyorum)

– Dönüş gelen markalarla ilk görüşmeleri veya toplantıları gerçekleştirmeli

– Sponsorluğa sıcak yaklaşan markalarla müzakereleri de içeren diğer toplantıları düzenlemeli

– Sponsorluğu düşünen markalar için sözleşmeler hazırlamalı (Örnek sözleşme için tıklayınız)

– Sözleşme ve faturalaşma süreçlerini tamamlamalı

– Sponsorluk haklarında sunduğunuz vaatleri yerine getirmeli ve sponsorluğu uygulamalısınız.

 

Sponsorluğun gerçekleşmesi için yukarıdaki maddelerden herhangi birini es geçmek mümkün değildir. Her bir süreç için ayrılacak zaman, diğerinden farklı olabilir. Ön hazırlık çalışmaları dediğimiz; nitelikli bir sponsorluk dosyasının hazırlanması, dosyanın markalara göre özelleştirilmesi ve sponsor olabileceğini düşündüğünüz markaların belirlenmesi oldukça zahmetli ve zaman alan işlerdir. Tüm iletişim sürecine, projeye ait nitelikli bir sponsorluk dosyanızın olduğu zaman başlanmalıdır.

Ön hazırlık çalışmaları sonrasında telefon görüşmeleri ve mailing çalışmalarının uygulanması asla hızlı gerçekleşmez. Markalara ulaşmak tek başına proje sahiplerinin elinde değildir; marka çalışanlarının da zamanlarını gözetmek gerekmektedir. Olumlu durumlarda bile toplantının sadece markanın uygun gördüğü bir zaman diliminde gerçekleşeceği aşikârdır. Markaların hemen ertesi güne randevu verdikleri pek görülmez, toplantı çevrimiçi mecralarda gerçekleşecek olsa bile karşılıklı uygun bir takvim belirlenir.

İlk toplantı sonrasında görüştüğünüz çalışanların tek başlarına karar alamayacak olmalarından ötürü, projenin marka içerisinde ilerletilmesi gerekir. Tahmin edersiniz ki bu süreç de proje sahibinin elinde değildir. Projenin büyüklüğüne ve talep edilecek bütçeye göre üst yönetimlerden hatta yurt dışındaki genel merkezden kararlar beklenebilir. Eğer her şey yolunda ise bu sefer uygulamak üzere ek toplantıların yine herkesin takvimine uygun halde gerçekleştirilmesi gerekir.

Tam birçok konu atlatıldı denirken sözleşme ve faturalaşma süreci devreye girer. Eğer herhangi bir netleşmeyen konu var ise muhasebesel detaylar süreci oldukça uzatabilir. Tüm aşamalar tamamlandığında bir de sponsorluk için sunduğunuz sponsorluk haklarının tam olarak uygulanması için zaman ihtiyaç duyulacaktır.

Sponsorluk, 3 günde karar alınamayacak kadar çok detay barındırır. Yaşamın cilvelerindendir, iyi giden şeyler yavaş gider. Belirttiğim süreçleri hızlandırabilmek mümkündür. Konuyu daha fazla uzatmak istemediğim için hızlandırma yöntemlerinden bahsetmeyeceğim. Yine de sponsor arama çalışmalarına en az 3 ay önce başlanması her iki tarafa da kolaylık sağlayacaktır.

 

İlk Mailden Sonra Ne Kadar Beklemeliyim? Ne Zaman Hatırlatma Yapmalıyım?

Zamandan bağımsız değerlendiremeyeceğimiz bir başka konu ise markalarla temas sıklığı olabilir. Eğer yetkili kişi ile geçmişiniz varsa samimiyetinize bağlı olarak görüşme sıklığınızı belirleyebilir veya net cevapları daha erken alabilirsiniz. Konuya özel olarak yazdığım “Sponsorluk Hatırlatmaları Nasıl Gerçekleştirilir?” başlığı üzerinden detaylara erişebilirsiniz.

Eğer daha önceden tanışmadığınız bir kişi ile görüşüyorsanız önünüzde iki durum vardır; telefon ile görüşebilmek ve telefon ile ulaşamamak. Mümkün olan her durumda, ilk temasın telefon ile kurulması tercih edilmelidir.

Telefon haricinde LinkedIn, ClubHouse, WhatsApp grubu gibi daha çok network ağırlıklı ortamlardaki tanışmalarınız, görüşmelerinizde ilk teması kurarken işinize yarayabilir. İlgili kişilerle fiziksel olarak iş yemeklerinde, toplantılarda, fuar katılımlarında, konferanslarda da tanışmış olabilirsiniz.

Yetkili ile tanışmışsanız veya telefon ile görüştüyseniz; istenmesi durumunda markaya özel hazırladığınız sponsorluk dosyanızı mail ortamında paylaşın. Üç gün içerisinde dönüş gelmediyse hatırlatmanızı telefon veya mail ile yapabilirsiniz. Dönüşün gelmesi adına bir sonraki haftaya kadar süre olacaktır. Eğer hala dönüş gelmediyse telefon ya da mailden hangisini kullanmadıysanız o yöntemle son hatırlatmanızı yapın. İlk temas edilen günden itibaren on gün boyunca bir dönüş gelmemişse markanın projenize sponsor olma ihtimali oldukça düşüktür veya görüştüğünüz kişinin başına bir iş gelmiş olabilir.

Telefon ile görüşemediyseniz; önce telefon ile görüşebilmeyi daha fazla deneyin. Görüşeceğiniz kişinin ses tonundan projenize yaklaşımını anlayabilir ve ayıracağınız süreyi belirleyebilirsiniz. Telefon ile görüşmekten çekiniyorsanız, toplantıyı nasıl gerçekleştireceksiniz? Diyelim ki telefonla görüşemediniz, yukarıdaki adımları aynı yöntemlerle takip edebilirsiniz. Aynı kişi ile beşinci temastan kaçının, üç temas yeterli olacaktır.

Hatırlatmaları mail attığınız kişiye gönderdiğiniz maile cevaben gerçekleştirin. Bu sayede gönderdiğiniz ilk mail görülebilir ve yazışmalar toplu halde tutulabilir. Marka çalışanlarının oldukça yoğun olduğunu, çok sayıda mail yanıtladıklarını, yolladığınız maili görmemiş olabileceklerini veya sonra dönebilmek üzere okunmamış olarak işaretleyebileceklerini, o sırada iş seyahatinde, farklı bir projenin sponsorluğunun uygulanmasında, toplantılarda, ofis dışarısında olabileceğini unutmayın. Hatırlatma yapmaktan çekinmemelisiniz, çünkü görüldüğü üzere dönüş alamamanızın tek sebebi projeniz değildir.

 

Markalara Ulaşmak İçin En İyi Zaman: Şimdi!

Doğru kişiye harika bir teklif sunduğunuz sürece, sponsorlar için yılın en iyi zamanı yoktur. Sponsor arayanlar için en iyi zaman ise şimdidir. Vakit kaybetmeden harekete geçin.

Sonraki yazılarımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Ortağı

 

Bizimle iletişime geçin!