Markalar, sadece fayda görecekleri projelere sponsor olur. Hiçbir marka herhangi bir projeye sponsor olmak zorunda değildir. Ayrıca, markaların proje sahiplerine borçları yoktur. Sponsor olmayacağınızı iletmek ise zarafetle yönetilmelidir.

Markalara bazen çok büyük bütçeli teklifler, bazen kar amacı gütmeyen herhangi bir dernekten küçük çaplı istekler ulaşıyor olabilir. Markalar, günde onlarca sponsorluk talebiyle karşı karşıya kalabilir. Taleplerin bazıları iyi hazırlanmış ve çoğu da özensiz, markayı önceliklendirmeyen isteklerden oluşabilir. Markanıza katkı sağlamayacak sponsorluk taleplerini reddetmek de iyi yapılandırılmış ve stratejik bir programa sahip olmanın bir parçasıdır ve sorumluluklarınızdan biridir.

Bazıları “hayır” demekte zorlanır ve çekinir. Doğal olarak, reddedilmek, sert olarak algılanabilir. Sponsorluk isteklerini daha iyi yönetmek için uygulayabileceğiniz adımları belirteceğim.

Öncelikle proje sahiplerini yok saymamalı, görmezden gelmemeli, geçiştirmemelisiniz. Taleplerine karşı kayıtsız kalmamalı ve hayalet gibi davranmamalısınız. Projenin detaylarını incelemeden hazır taslak yanıtlarınızı iletmemelisiniz. Özellikle taleplerini doğru şekilde iletenlere karşı ince olmalısınız. Üstten bakmamalı, kullanacağınız kelimelerin tonuna dikkat etmelisiniz. Umursamaz gibi görünmemeli ve kaba olmamalısınız. Duygularınıza yenik düşmeden ve bir kurumu temsil ettiğinizi unutmadan profesyonelce davranmalısınız. Unutmayın, bir şirketin itibarı, zaman içindeki eylemlerinin toplamıdır.

 

Sponsorluk Yaklaşımınız Belli mi?

Dünya fizik kanunlarıyla hareket eder. Bir basketbol maçının oynanacağı sahanın ölçüleri bellidir. Çay içmek istiyorsanız önce demlenmesi gerekir. Bir ilaç kullanıyorsanız önce reçetesini okursunuz. Bir reklam vermek istiyorsanız önce briefini oluşturursunuz. Demek istediğim şey, her şeyin bir kuralı vardır ve sponsorluklarınızın da bir kuralı olmalıdır.

Sponsorluklar, küçük bir düzeyde bile olsa bir amaca hizmet etmelidir. Eğer henüz oluşturmadıysanız, sponsorluk hedeflerinizi belirleyebilirsiniz. En temelinde sponsorluk hedefleriniz; bilinirliğinizi ve marka imajınızı geliştirmek, potansiyel müşterilere ulaşmak, satışları artırmak veya çalışanları motive etmek gibi konular olabilir.

İlginizi Çekebilir: “Markaların Uyguladığı 10 Sponsorluk Yöntemi”

Sponsorluk hedeflerinizi ve kapsamını içeren bir sponsorluk politikasının varlığı gelen taleplere olumlu veya olumsuz dönmenizi kolaylaştıracaktır. Sponsorluk politikasının nasıl oluşturulması gerektiğini öğrenmek istiyorsanız “Sponsorluk Politikası Nasıl Hazırlanır?” yazımı mutlaka okumalısınız. Eğer bir sponsorluk düşünülüyorsa ve politikanıza uygunsa kabul edebilir veya karar verebilir, aynı şekilde politikanıza uygun değilse reddedebilirsiniz.

 

Proje Seçim Kriterleriniz Belli mi?

Anasponsor olarak yıllardır hizmet verdiğimiz markaların doğru sponsorluk seçimleri yapabilmeleri adına ön sponsorluk raporları hazırlıyoruz. Teklif bize ulaştıktan sonra proje sahipleri ile görüşerek, projenin genel yapısı, hedef kitlesi, tanıtım faaliyetleri ve sponsorluk bütçesi ana başlıklarında elliden fazla soruya yanıt arıyoruz. Aldığımız yanıtlarla markanın hedeflerini, bütçesini ve aradaki uyumu kıyaslayarak başarı ihtimalini hesaplıyoruz. Bu uygulamayı biz yapıyorsak, markalar da yapabilir.

Bazı örnek sorularımızı sizinle de paylaşabilirim.

  • Projenin gerçekleşeceği tarihte başka büyük etkinlik veya gündem var mı?
  • Proje daha önceden gerçekleştirilmiş mi?
  • Projenin mevcutta sponsoru var mı? Geçmiş sponsorları nedir?
  • Proje sahibi ulaşacağı kitleyi tanımlayabiliyor mu?
  • Proje ile ulaşılacak kitle, hedeflenen kitle ile örtüşüyor mu?
  • Proje geleneksel ve yeni medya kanallarını nasıl kullanıyor?
  • Projenin internet sitesi var mı?
  • Projenin maliyetine kıyasla talep edilen bütçe oranı nedir?
  • Sponsorluk hakları özelleştirilebiliyor mu?

Her yanıtın bir özgül ağırlığı vardır ve değerlendirilmesi farklı olabilir. Daha fazlası için benimle irtibatta kalabilirsiniz.

 

Gelen Sponsorluk Taleplerini Azaltmak Mümkün mü?

Eğer geniş kitlelere hitap eden, her gün TV’de reklamı dönen büyük bir firmaysanız sponsorluk taleplerini azaltmak istemeniz normaldir. Talep sayınız düşmeyecek olsa bile bazı yaklaşımlarla yanıt sayınızı düşürebilirsiniz.

İnternet sitenize sponsorluk kriterlerinizi içeren bir sayfa ekleyebilir ve bazı ön şartlarınızı belirtebilirsiniz. Sponsor olduğunuz projelerde neler aradığınızdan kısaca bahsedebilir ve tercihen asla sponsor olmayacağınız konuları açıklayabilirsiniz. Hatta oluşturacağınız halka açık sponsorluk politikanızı PDF olarak ilgili sayfaya ekleyebilirsiniz.

Örneğin sürdürülebilirlik konusunu sahiplenen bir marka olarak insan-ekosistem dengesinin olmadığı hiçbir projede yer almayacağınızı açıklamanız oldukça doğal karşılanacaktır. Gelen talepler açıklamanıza uygun değilse, herhangi bir dönüş yapmanıza gerek kalmadan reddedilmiş olacaktır.

Alternatif olarak sponsorluk başvuru formları oluşturup sponsorluk taleplerini sadece form üzerinden aldığınızı belirtebilirsiniz. Sponsorluk başvuru formlarında soracağınız sorularla ve bazı çoktan seçmeli yanıt seçenekleri ile proje sahiplerinin beklentilerini belirleyebilirsiniz. Unutmadan belirteyim, Anasponsor ajansı olarak bazı markaların sponsorluk formlarını yönetiyoruz. İhtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız bize ulaşabilirsiniz.

Talepleri azaltmanın bir diğer yöntemi de hiçbir şekilde sponsorluk taleplerini kabul etmediğinizi belirtmek olabilir. Bu sayede sponsor olma kararının tamamen markanın kontrolünde olduğunu hissettirebilirsiniz. Örneğin Nike, internet sitesinde şu ifadeyi kullanmaktadır: “Proaktif olarak Swoosh’u üzerinde taşıyacak ve Nike markasını temsil edecek sporcular arıyoruz. Spora olan sevgin ve Nike’a gösterdiğin ilgi için teşekkür ederiz. Ancak sponsorluk isteklerini kabul etmiyoruz.”

 

Gelen Teklif Öne Çıkıyorsa Ne Yapmalı?

Gelen talepler arasında tüm hedeflerinize uygun olan projeler de olabilir. Uygun olmayanlar zaten hemen elenir. Öne çıkan diğer projeler için biraz daha sorgulama yapmak gerekebilir.

  • Projeye sponsor olmak mevcut sponsorluk portföyünü geliştirecek mi? Nasıl etkileyecek?
  • Yeni bir sponsorluk için bütçe, insan gücü ve zaman kaynağı var mı?
  • Kaynaklar kullanılabilir hale gelirse gelecekte sponsorluğu düşünebilir misiniz?
  • Projeye bir rakibinizin sponsor olma ihtimali var mı?
  • Proje sponsor olunursa münhasırlık hakkı uygulanabilir mi?

Eğer kaynak yetersizliği sebebiyle reddetmek durumundaysanız gelecek yıllar için kapıyı açık bırakmanızda fayda vardır.

Eğer yeterli kaynağınız şu gün için olmasa bile gelecek aylarda olabilecek gibiyse “Biz pazarlama bütçemizi yeniden gözden geçirdiğimiz bir dönemdeyiz. Temmuz sonunda haberleşelim mi?” gibi bir seçeneği de uygulayabilirsiniz.

Eğer ayırabileceğiniz biraz kaynak varsa ve bu kaynaklar talep edilen bütçeyi sağlayamıyorsa müzakere etmek gerekir. Müzakerelerde size sunulmayan daha düşük bir paketi sorgulayabilir veya bazı haklardan fedakarlık yaparak ayırabileceğiniz bütçeyi belirtebilirsiniz. Ek olarak barter çözümüne açık olup olmadıklarını öğrenebilirsiniz.

Eğer kaynaklarınız yeterliyse ve hala bazı tereddütleriniz varsa kısa bir görüşme yaparak son kararınızı verebilirsiniz. En azından hiç görüşme yapmamaktan iyidir.

 

Sponsorluğun Yenilenmemesi Durumunda Ne Yapılır?

Reddedeceğiniz proje, hali hazırda sponsor olduğunuz bir proje ise kurduğunuz ilişkiler süreci belirleyebilir. İşe yaramadığını düşündüğünüz bir sponsorluğu yenilememek en büyük hakkınızdır. Örneğin Vodafone, 2014 yılında Beşiktaş ile imzaladığı 10+5 yıllık stadyum isim sponsorluğu anlaşmasındaki 5 yıllık opsiyonu kullanmamış ve sponsorluğu yenilememiştir.

Sponsorluğun uzatılmamasının onlarca sebebi olabilir. Marka hedeflerine ulaşıldığında veya potansiyel getirinin faydası yetersiz olacağında sponsorlukların uzatılmaması gerekir. Aynı şekilde, uzatılacak yeni anlaşmanın şartları artık uygun görülmeyebilir. Proje sahibi verdiği sözleri eksik olarak yerine getirmiş olabilir. Marka yıllar içerisinde başka bir kurum tarafından satın alınmış bile olabilir.

İlginizi Çekebilir: “Proje Sahibi Sponsorluk Şartlarına Uymazsa Marka Neler Yapmalı?”

Mevcut sponsorluk sözleşmesindeki çıkma maddesini değerlendirerek, proje sahiplerini konu hakkında bilgilendirebilirsiniz. Yanıtınızı yazılı olarak da iletmeyi atlamayın.

 

Gelen Teklif Değersizse Nasıl Cevap Verilir?

Proje çok iyi olabilir ama sizin için değerli olacağı anlamına gelmez. Belki de gelen taleplerin yüzde doksanını reddetmek durumunda kalabilirsiniz. Dört adımda nasıl reddetmeniz gerektiğini belirtiyorum.

1 – İlgileri için teşekkür ederek başlayın. Projenin yapısına göre basit bir “teşekkür ederiz” veya “Gerçekten değerli olduğunu düşündüğümüz…” – “Yıllardır takip ettiğimiz…” gibi daha kapsamlı içerikler olabilir.


2 – Reddetme nedeninizi belirtin. Sponsorluk teklifini reddetme kararını almanızda sizi gerçekten etkileyen koşulları açıkça vurgulayın. Örneğin, “Ne yazık ki, [nedeninizi buraya girin] nedeniyle şu anda olumlu değerlendiremiyoruz” veya “Şu anda çabalarımı ___ üzerinde yoğunlaştırıyorum.” Çok sayıda nedeniniz olabilir; planlanmış olan seyahatler, yetersiz bütçe, program çakışması, takvim yoğunluğu, hedef kitle uyuşmazlığı, hedeflerin örtüşmemesi…


3 – Projeyi incelediğinizi hissettirin. Cümleleriniz aşağıdakiler gibi olmamalıdır. Her proje aynı cümlelerle reddedilmez.

  • “Sponsorluk planlamalarımızı tamamladığımız için sponsor olamıyoruz.”
  • “Sponsorluk stratejilerimiz doğrultusunda projenize üzülerek olumsuz dönüş yapıyoruz.”
  • “Tüm proje ve sponsorlukları, yıllık olarak belirlenen planlar çerçevesinde yürütmekteyiz.”
  • “Teklifiniz için teşekkür ederiz ancak maalesef şu an olumlu dönemeyeceğiz.”
  • “Maalesef katılım sağlayamıyoruz.”
  • “Üzülerek bu sene katılamayacağımız bildirmek isterim.”


4 – Olumlu bir notla kapatın. Cesaret verici ifadeler kullanın.

  • “Projede size en iyi dileklerimi sunuyorum!”
  • “Bizi düşündüğünüz ve potansiyel bir sponsor olarak gördüğünüz için teşekkür ederim.”
  • “Yaptığınız işe gerçekten saygı duyduğumuzu bilmenizi isterim.”
  • “Projenizin değerini ve önemini öngörebiliyorum.”
  • “Başarılı bir proje olmasını dileriz.”
  • “Çalışmalarınızda üstün başarılar dileriz.”

Eğer gerçekten de böyle düşünüyorsanız gelecek için açık kapı bırakabilirsiniz. Örneğin aşağıdaki gibi cümleler kurulabilir.

  • “Önümüzdeki dönemlerde haberleşmek üzere.”
  • “Başka iş birliklerinde görüşebilmek dileğiyle.”
  • “İlerleyen yıllarda aldığımız kararlarda değişiklik olur ise tekrar haberleşeceğim.”

Hazırlanan taslak ret metinlerinizi kopyala yapıştır yapmak yerine içeriğinizi özelleştirin. Karşı tarafın da bir insan olduğunu unutmadan, samimiyetle yanıtlar verin.

 

Çok Fazla Sponsorluk Talebi mi Var?

Yeterli zamanınız da yok mu? İsterseniz sponsorluk talepleriniz konusundaki hizmetimizden faydalanabilirsiniz. Sponsorluk başvuru formlarının oluşturulması veya yönetilmesi, alakasız başvuruların elenmesi, detaysız başvuruların incelenmesi, potansiyel fırsatların belirlenmesi, gerektiğinde proje sahibi ile iletişime geçilmesi, olumlu veya olumsuz dönüş taslaklarının oluşturulması, ön sponsorluk raporlarının hazırlanması ve aylık raporlama gibi hizmetlerimiz size zaman kazandırır ve kaynaklarınızın çöpe gitmesini engeller. Hizmetimizi 1 aylığına ücretsiz denemek için tıklayınız.

 

Sonuç Olarak

Markaların birçok sponsorluk talebini reddedecek kadar lüksü bulunur. Proje sahipleri, tekliflerinin dikkate alınmasını istiyorlarsa markaya özgün taleplerini oluşturmalıdır. Profesyonellikten ödün vermeyerek ve kırıcı olmayarak reddetmek bir marifettir.

Sonraki yazımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Ortağı

 

Bizimle iletişime geçin!