Sponsorluğun uzatılması, güncellenmesi, tazelenmesi, kapsamının artırılması veya yenilenmesi tüm sponsor arayanların isteyeceği bir durumdur. Daha önceden yazdığım “Sponsorluğun Yenilenmeyeceği Nasıl Anlaşılır?” başlıklı yazımda, konunun olumsuz taraflarına değinmiştim. Şimdi de olumlu tarafı olan yenilemeler için hangi adımları uygulamanız gerektiğini tarif edeceğim. Yanıt vereceğim soru: sponsorluğun uzatılması nasıl sağlanır?

 

Neden Sponsorluğu Yenilemeye Çalışıyoruz?

Cevabı çok basit bir soru. Zaten hali hazırda projeye sponsor olan bir markayı ikna etmek, hakkınızda bilgi sahibi olmayan veya projenizi deneyimlememiş olan markalara kıyasla çok daha kolay ve hızlı olarak gerçekleşir. Kendinizi ve projenin faydalarını bilmeyene anlatmak için ayıracağınız zamanı, var olan anlaşmalarınızı korumak ve güçlendirmek için kullanabilirsiniz.

Marka tarafından yaklaştığımız zaman ise onların da mevcut anlaşmadan memnun olmaları durumunda sözleşme süresini uzatmak isteyeceklerini deneyimleyeceksiniz.

 

Anlaşma Süresine Göre Sponsorluğun Yenilenmesi

Sponsorluklar bildiğiniz gibi kısa vadeli veya uzun vadeli gerçekleşmektedir. Sponsorluğun yenilenme sıklığı, anlaşmanın süresine göre değişir. Sponsorluk süresi kısa ise yenileme süreçleri ile daha sık karşılaşılır.

Uzun vadeli sponsorluk anlaşmalarının yenilenmesi, karşılıklı memnuniyete ve ilk imzalar atılırken belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı ile ilgilidir. Eğer markalar için ulaşılan hedef yeterli ise, sponsorluk uzatılmayabilir. Çünkü hedefe ulaşılmıştır. Eğer markalar, sponsorluk sonucunda elde ettiği faydalardan memnun ise ve hedeflerini büyütmek istiyorlarsa sponsorluğu yenileyebilirler.

Uzun vadeli sponsorluk anlaşmaları için belirteceğim başka bir detay, anlaşmada bir opsiyon maddesinin olup olmadığıdır. Bazı anlaşmalarda yıl bazlı uzatma seçenekleri uygulanır. Örneğin, 3+2 yıllık, 5+5 yıllık veya 10+5 yıllık anlaşmaların farkındasınızdır. Genellikle opsiyonlar, yeni anlaşma şartlarıyla birlikte gelir. İlgili opsiyonların kullanılması konusu yine markanın hedefleri ve sponsorluğun başarısıyla ilgilidir.

Uzun vadeli anlaşmalarda bir noktadan daha bahsetmek istiyorum. Özellikle sporcu sponsorluklarında bazı markaların “ömürlük” sözleşmeler imzaladığını görüyoruz. Michael Jordan, Lebron James, Kevin Durant, Cristiano Ronaldo ve Lionel Messi gibi isimlerini herkese ulaştırabilmiş, branşlarında en üst noktaya erişebilmiş sporcular ömürlük anlaşmalar imzalamaktadır. Sporcu kariyerleri bitse bile anlaşmalar devam eder. Ömürlük sponsorluklarda, sponsorluğun uzatılması diye bir konu gündeme gelmez. Zaten ömürlüktür. İlgili anlaşmalarda sponsorluk iptallerinin önüne geçmek adına sporculardan beklentiler bulunur.

Sponsorluğun yenilenmesi daha çok kısa vadeli sponsorluklarda gerçekleşir. Oldu-bitti olarak isimlendirdiğim festival, konser, fuar, kongre ve konferans gibi etkinlik bazlı projelerde karşımıza çıkar. Her sene değişen tarih, mekan, içerik gibi dinamikler gereği anlaşmaların süresi genellikle etkinlik bazında hayata geçer.

 

Proje Sırasında Sponsorlarınızı Takip Edin

Sponsorluğun yenilenmesi için sponsorların projeniz boyunca uyguladığı aktiviteleri takip etmeniz, incelemeniz ve analiz etmeniz gerekmektedir.

Müşterileriyle nasıl etkileşim kurduklarını görün; pazarlama hedeflerinin ne olduğunu ve müşterilerinin nelerden hoşlandığını öğrenin. Aynı zamanda karşılaştıkları zorlukları fark edin.

Eksik gördüğünüz veya yapabilecekleri potansiyel seçenekleri kaydedin. Yenilenme aşamalarında ilgili notlarınızı kullanarak gelecek yılda da sponsor olmaları durumunda daha verim alabileceklerini tarif edebileceksiniz.

Markaya sunabileceğiniz yeni sponsorluk hakları markaları tüketicilerle etkileşime sokacak türden olmalıdır. Etkileşimler, katılımcılarınızın gözünde başarıyı belirler. Katılımcı mutluysa, sponsorlarınız da mutludur.

 

Sponsorluk Yenilenme Teklifi Ne Zaman İletilmeli?

Zamanlama konusu, sponsorluk yenilenme süreçleri için en hassas konulardan biridir. Sponsorları “yenilemek” için en iyi zaman etkinlikten hemen sonradır. Etkinliğin hemen ardından, mevcut sponsorların tamamı ile görüşmek gerekir.

Sadece ilgili yılın mevcut sponsorlarıyla değil, geçmiş dönemlerde sponsor olan markalarla da temasa geçilebilir. Markalarda çalışanlar değişmiş olabilir, farklı gündemleri olabilir, projenize sponsor olduklarını unutmuş olabilirler… Eski sponsorlarınıza kendinizi hatırlatmak, her daim avantaj sağlamaktadır.

Çok uzatmadan, etkinliğin düzenlenmesinden en fazla bir hafta sonra iletişime geçebilirsiniz. İletişime geçerken, yenileme teklifinizi içeren bir doküman hazırlamanız gerekmektedir.

 

Yenileme Teklifi Nasıl Oluşturulur?

Sponsorluğun yenilenmesi adına hem etkinlik özet raporu hem de gelecek yıl için sponsorluk teklifinizi iletmelisiniz.

Markaların, ölçülebilir sonuçları görmeleri ve yatırım getirilerini değerlendirebilmeleri adına etkinlik özet raporları hazırlanır. Özet raporlarını inceleyen markalar da kendilerine ait farklı raporlar hazırlayabilir. Markaların hazırlaması gereken sponsorluk raporlarının oluşturulabilmesi için etkinlik raporunuzdaki verilere ihtiyaçları olur. Sponsorluk yenilenecekse, markalar verilerinizi görmek isteyecektir.

Sponsorlukraporu.com üzerinden markalara yönelik raporlar hazırlayabiliyoruz. Proje sahibi olarak sizler de en azından erişebildiğiniz kadar etkinlik verisini rapora eklemelisiniz.

Etkinlik raporunuzda aşağıdaki içeriklerin yer alması gerekir. İlgili veriler sadece “eventler” için değil, tüm projeler için geçerlidir.

Etkinlik / Organizasyon Özeti: En başarılı sonuçlarınızın kısa bir özetini metinlerle birlikte sunun. Fotoğraflar ve videolarla destekleyerek atmosferi yansıtın.

Katılımcı Anketi Verileri: Eğer katılımcılarla anket yaptıysanız verilerini paylaşın. İlgili sponsor için özel anket sorularınız var ise ayrıca belirtin.

Katılımcı Verileri: İncelemeyi kolaylaştırmak için kullanışlı bir grafikle olabildiğince fazla bilgi kullanarak sponsorların hedef kitlelerine ulaştığını doğrulamak için katılımcı istatistikleri sağlayın. Sponsorlara, hedef kitlelerine ulaşıldığını göstermek için katılımcı sayısı, demografik bilgiler, katılım süresi gibi verileri paylaşın.

Hakların Korunumu: Her sponsor için saha içerisinden bol miktarda fotoğraf çekin ve vaatlerinizi yerine getirmek için teslim ettiğiniz her şeyin bir listesini paylaşın. Sunulan tüm sponsorluk haklarının gerçekleştiğini kanıtlayın.

Medya Takip ve Analizi: Geleneksel ve sosyal medya verilerini takip ederek sponsorunuzun marka görünürlüğüne katkı sağladığınızı gösterin. Paylaşım sayısı, hashtag kullanımları, etkileşimler gibi verileri raporunuzda bulundurun. Eğer medya takip şirketleri ile çalışıyorsanız onların raporlarını ayrıca iletin.

Raporunuz için “Sponsorluk Nasıl Ölçülür? (Sponsorluk Raporu Hazırlama) [Kapsamlı Rehber]” içeriğimizden faydalanın. Tam 57 sayfalık PDF’i indirip, çok detaylı bilgiye sahip olabilirsiniz. Bu yazıda sadece üstünkörü geçiyorum.

 

Yenileme Tekliflerindeki Diğer Detaylar:

Raporunuzda gelecek seferki projenin tarihini belirtmeyi unutmayın. Ayrıca raporun son sayfasında markalara teşekkür etmeyi de atlamayın.

Arzu ederlerse raporu bir toplantı sırasında tarif edebileceğinizi belirtin. Sponsorlarla yüz yüze bir görüşme, etkileşimi artırır ve geri bildirim alma şansınızı pekiştirir. Raporunuz sonrasında geribildirim almayı isteyin. Neyi sevdiler? Beğenmedikleri bir şey var mıydı? Bir sonraki seferde neleri daha fazla veya daha az yapmalısınız? Geri bildirimlerinin çok değerli olduğunu hissettirin. Gelecek projeleri daha da iyileştirmek için fikirlerini paylaşmalarını isteyin.

Gelecek yıllarda kullanmak adına sponsorlardan yorumlar (testimonial) isteyin. İlgili yorumları hem sponsorluk dosyasında hem de internet sitesinde konumlandırabilirsiniz. Yorumlar, potansiyel sponsorlar için referans oluşturabilir ve mevcut sponsorların memnuniyetini vurgulayabilir.

Raporunuz olumluysa ve geribildirimleri yerinde ise sponsorluk yenilenmesi için bir şansınız var demektir. İlişkinizin devam etmesi için motivasyon sağlayan geçmiş başarıları ve iş birliğini vurgulayın. Fırsatları gördüğünüz alanları netleştirin ve ardından, gelecek yıl için sunduğunuz sponsorluk seçeneklerinizi değerlendirmelerini rica edin.

Her markaya özel ayrıca teklif dosyası oluşturun. Lütfen özelleştirmeyi atlamayın. Sponsorluk ihtimali daha yüksek olduğundan, en azından mevcut sponsorlarınıza özel bir zaman ayırabilirsiniz. Yenilemelerdeki püf nokta, sadece sponsorların beklentilerini karşılamak değil, onları aşmaktır.

Hatırlatmalarınızı unutmayın. Aynı yeni sponsorluk görüşmelerinde olduğu gibi mevcut sponsorlarla olan yenileme görüşmelerinizde de kendinizi ve talebinizi hatırlatın.

 

Sponsorluk Bedelini Yükselterek Yenilemek

Sponsorluk yenilenme aşamalarında dikkat edilmesi önemli konulardan birisi de yeni bir bütçe oluşturmaktır. Yenilenen anlaşmalarda markalardan talep edeceğiniz bütçenin artırılması gerekir. “Sponsorlardan Ne Kadar Bütçe İstenmeli? [Kapsamlı Rehber]” içeriğimde bahsettiğim bazı noktaları hatırlatmakta fayda görüyorum.

Enflasyon gibi ekonomik faktörleri göz önünde bulundurun. Dünün 1000 TL’si ile bugünün 1000 TL’si farklı. Gelecek yılın 1000 TL’si daha da farklı olacak. Etkinlik maliyetlerinin artması, genel fiyat düzeyindeki yükseliş ve diğer mali gerçekler, sponsorluk bedelini artırmanız için bir gerekçe olabilir. O halde diğer dinamiklerden hiçbir şey değişmese bile en azından enflasyon oranında artırmak gerekir.

Sadece enflasyon oranı değil, proje en az bir yıl daha olgunlaştığından değeri de artmış olacaktır.  Projenizin geçmiş dönemlerde elde ettiği başarılar, katılımcı sayısındaki artış, marka görünürlüğü, medya ilgisi ve diğer faktörler, projenizin değerini artırmış olabilir. Bu artışı göz önünde bulundurarak projenin değerine göre bütçenizi artırabilirsiniz.

Mevcut sponsorlarınıza üst paketinizi sunabilirsiniz. Eğer mevcut sponsorlarınız en üst pakette yer alıyorlarsa, yeni sponsorluk hakları veya avantajlar tanımlayarak paketlerini yükseltebilirsiniz. Böylece daha fazla değer sunarak sponsorluk bedelini artırabilirsiniz.

Projeyi en az üç yıl daha düzenlemeyi düşünüyorsanız, mevcut sponsorlara yeni teklifinizi sunarken üç yıllık yeni bir paket oluşturabilirsiniz. İndirimli bir fiyat karşılığında iki veya üç yıl imzalamak isteyip istemediklerini sorun. Çok yıllık anlaşma teklifleri de sponsorluk bedelini yükseltmeye yarayacaktır.

 

Sonuç Olarak

Sponsorluğun yenilenmesi, zaten en az bir defa markayı ikna etmiş bir proje sahibi için daha kolaydır. Sponsorluğu yenilerken etkinlik raporunuzu ve özelleştirilmiş teklifinizi hazırlayarak, projenin gerçekleşmesinden hemen sonra markalarla iletişime geçmeniz fayda sağlamaktadır. Markalarla olan ilişkiniz gereği, sponsorluk yenilemelerinde zorlanmayacağınızı göreceksiniz.

Sonraki yazılarımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucusu

 

Bizimle iletişime geçin!