Sponsor Arayanların Yaptığı Mail Hataları (10 Maddede)

Sponsor arayanların en sık kullandığı yöntem, sponsorluk talepleri için kurumlara mail atmaktır. Sponsorluk talep edilen maillere verilen cevap oranları oldukça düşüktür. Kurumlar, genellikle önceden hazırladıkları taslakları cevap olarak tercih eder.

Yazımda, sponsor arayanların mail kullanımlarında en sık yaptıkları hataları dokuz maddede açıklayacağım ve çözüm önerilerimi paylaşacağım. Bu yazı ilk önce 2018 yılında yayınlamış ve 2023 yılında kapsamlıca güncellenmiştir.

Mail Atarken Dikkat Etmeniz Gereken Önemli Noktalar:

• Mail başlığı “Marka İsmi–Proje” şeklinde olabilir veya özelleştirebilirsiniz. Başlıkta “Sponsor Olun”, “Bana Sponsor Lazım” gibi yanlış içeriklere yer vermeyin.
• Mail başlığınız mutlaka olsun. “Başlıksız” mailler ölümcül bir hatadır.
• Maili kişiye özel atın, asla “Sayın Yetkili” ile başlamayın, kişi ismi belirtin. Bilmiyorsanız, önce öğrenin.
• Kısa ve öz olarak, yaratıcı bir mail içeriği hazırlayın. Yaratıcı olamıyorsa zorlamayın, kısa tutun.
• Karmakarışık bir mail atmayın, çalışanın dikkatini çekecek önemli noktaları listeleyin veya vurgulayın.
• Sponsorluk dosyanızı, aksi istenmedikçe mail ortamında paylaşmayın. Toplantıda sunumunu yapın.
• Toplantı yapmak için uygun tarih ve saatlerinizi belirtin. Randevu isteyin. (Örneğin, “Bu hafta fikir alışverişinde bulunabileceğimiz bir online toplantı için zamanınız olabilir mi?” şeklinde bir ifade kullanabilirsiniz.)
• Mail attığınız kişinin günde onlarca mail alabileceğini unutmayın. Çalışanların zamanlarına saygı gösterin.
• İnternet sitenizi veya sosyal medya hesaplarınızı mail ortamında veya mailin imza bölümünde paylaşın. İmzasız mailler atmayın.
• Mümkünse Gmail, Hotmail, Outlook gibi genel mail uzantıları yerine, kendinize ait bir domain üzerinden alınmış özgün mailiniz ile çalışmalar yapın.

Hata 1 – Mail ile Satış Yapmaya Kalkmak

Sponsor olması istenen kurumun pazarlama faaliyetlerini göz önüne almadan, çıkardığı yeni ürün veya hizmetleri göz ardı ederek, sadece projeye odaklı sponsorluk beklentilerinin paylaşıldığı mailler sonuca ulaşmayacaktır.

Aşağıdaki görsel, Anasponsor ajansımıza gelen taleplerden birisidir. Kişisel bilgiler ve etkinlikle alakalı konuları gizledik. Hiç bir şey bilmiyorsanız bile, mail içeriğinizin görseldeki kadar detaylı olmaması gerektiği aklınızda kalmalıdır.

İlk mailde, daha önceden tanımadığı bir kişiden, kuruma faydasını da belirtmeden sponsor olmasını istemek, gönderilen mailin çöpe gitmesine sebep olacaktır.

Birinci mailde odaklanılması gereken şey, kurumun ilgisini çekebilmek ve telefon veya mail yolu ile dönüş almak olmalıdır. Devamında, toplantı sırasında kuruma özel çözümler görüşülerek, kurumu ikna etme noktasında ilerleme kaydedilebilir.

Hata 2 – Maili Uzun Tutmak ve Çok Detay Barındırmak

Hepimiz, her gün onlarca mail alıyoruz. Markalar bize, genellikle de toplu mail ile ürünlerini veya hizmetlerini satmak adına ulaşmaya çalışıyorlar. Yeni kampanyalarını, indirim kodlarını, yeni ürünlerini bize ulaştırmak adına oldukça gayret sergiliyorlar. Yüzde 10’luk bir mail açılma oranı tüm sektörü mutlu edebiliyor. Yine de tüketiciler olarak bizlerin satın almalarını etkilemeleri için mail yeterli olamıyor. Hatta pek çok kişi belirttiğim maillerden hoşlanmıyor.

Sponsorluk maili atarken uygulanan durum da kurum çalışanlarının verdiği tepki de aynen örnekteki gibi. Eğer 1000 kelimelik, kopyala yapıştır yapılan, kuruma göre özelleşmemiş, proje hakkında bir sürü bilgi içeren, süslü cümlelerin aralara serpiştirildiği alelade bir mail hazırlayıp gönderiyorsanız, kurumların gönderilen maili ciddiye almalarını beklememelisiniz.

İlk maillerde yapılması gereken şey en fazla 3-4 cümle ile konuyu özetleyip, kurumun ilgilenmesi durumunda pozisyon almak olmalıdır.

Hata 3 – İlk Mailde Dosya Eki Kullanmak

İlk iki maddede belirtmeye çalıştığım durumun bir başka versiyonudur. Sponsorluk dosyanız, medya ve pazarlama planınız, afiş çalışmalarınız vb. dosya ekleri gizlice satış yapmaya çalıştığınızı kanıtlar. Henüz karşı tarafın yaklaşımını bilmeden, çok detay belirtmenize gerek yoktur.

Sponsorluk yönetimi yapan profesyoneller genellikle aşağıdaki gibi hareket etmektedir.

• Sponsorluk maili açılır. (Başlık dikkat çekici değilse açılmayabilir.)
• Metin kopyala-yapıştır mı? Kurum özelinde bir detay var mı? Yok ise dönüş yapılmaz.
• Metin uzun mu kısa mı? Uzun ise geri okunmak üzere ertelenir.
• Sponsorluk dosyası var mı yok mu? Dosya nitelikli değilse dönüş yapılmaz.
• Beğenilen bir proje var ise proje sahibi ile kısa telefon görüşmesi yapılır.
• Telefon görüşmesi verimli ise ve yöneticiden de onay geldiyse toplantıya davet edilir.

Eğer bir marka çalışanı, tek cümle ile özetleyemiyorsa, projenizi dikkate alamayacaktır. Proje detayları, kurumun proje ile ilgilenmesi durumunda paylaşılmalıdır. Büyük kurumların günde onlarca sponsorluk talep eden mail aldığı unutulmamalıdır.

Hata 4 – Mailde Net Olmamak

Sponsorluk maillerinde uzun yazılar barındırmanın olumsuz yönde sonuçlandığını belirtmiştim. Maillerin kısa olması da tek başına yeterli olmamaktadır. Asıl amaç olan yetkili ile görüşme yapmak için çok net bazı ifadelere yer vermek gerekiyor. Mail gönderirken, hangi gün, hangi saatte, nerede, niye ve hangi uzunlukta toplantı yapmak istediğinizi belirtmeniz büyük faydalar sağlayacaktır.

Hata 5 – Herkese Aynı Maili Atmak

Lütfen bir kere oluşturduğunuz içeriğinizi kopyala-yapıştır yaparak her kurumla paylaşmayın. Mailinizin içeriğini gönderdiğiniz marka için özelleştirin. Markaları özel hissettirin. Marka çalışanları, herkese aynı şekilde gönderilen maillerin farkındadır. Aynı içerikli mailler atmak sponsorluk arama çalışmaları için iyi bir başlangıç sayılmaz. Siz markaya zaman ayırmazsanız marka niye zaman ayırsın ki?

Hata 6 – Maili Birden Fazla Kuruma Aynı Anda Yollamak

Çok fazla zaman kaybetmeden olabildiğince çok kuruma ulaşmak için aynı maili toplu halde farklı farklı kurumlara göndermeniz hatadan çok amatörlük olacaktır. Sponsorluk, kestirme yoldan gidildiğinde değil; üzerinde yeterince zaman ayrıldığında verimli olmaktadır. Her zaman e-postalarınızı bir kerede gönderdiğinizden ve kurum için özel olarak hazırlanmış bir e-posta oluşturduğunuzdan emin olmanız, e-postalarınızın okunmasına ve otomatik olarak silinmemesine yardımcı olur.

Eğer böyle bir hatayı yapıyorsanız bile en azından markaları CC’ye değil BCC’ye ekleyin! Hayır, fikrim değişti. Lütfen hiçbir zaman bir maili aynı anda birden fazla kurum ile paylaşmayın.

Hata 7 – Beklentinin Yüksek Olması

En başta, ilk attığınız maili kimsenin açmayacağını kabul etmelisiniz. Sponsorluk talep maillerine dönüş oranları oldukça düşüktür. 100 mail bir eşik sınırdır. Örneklemeyi de 100 mail üzerinden yapabiliriz. Daha önceden temas kurmamışsanız ve sponsorluk talep ediyorsanız ilk mailinizin açılma oranı en fazla %10 seviyelerinde olacaktır. Bakın, dönüş oranı demiyorum! Eğer yazıdaki hatalar uygulanarak mail atılmışsa yapılmışsa %1-%5 arasında dönüş alınabileceği düşünüyorum. Bu arada her alınan dönüş, olumlu olmayabilir. Moralinizi bozmayın. Hatırlatma yapmak kaçınılmazdır.

Hata 8 – Hatırlatma Süreçlerini Bilmemek

Sponsorluk için mail kullanımında bana göre karşılaşılan en büyük problem mail hatırlatması yapmamaktır. Çoğu mail, gönderildikten 24 saat sonra unutulmaktadır. Eğer 3 veya 5 güne kadar yanıt alamadıysanız gönderdiğiniz maile cevaben bir hatırlatma maili atmalısınız. Hatırlatma maillerine dönüş oranı oldukça yüksektir.

Hatırlatma mailini, ilk attığınız maile cevaben göndermeniz dönüş oranını artırabilir. Bu sayede gönderdiğiniz ilk mail görülebilir ve yazışmalar toplu halde tutulabilir. Hatırlatmalarınız için yeni konu başlıklarını kullanmamalısınız. Marka çalışanlarının oldukça yoğun olduğunu, çok sayıda mail yanıtladıklarını, yolladığınız maili görmemiş olabileceklerini veya sonra dönebilmek üzere okunmamış olarak işaretleyebileceklerini; o sırada iş seyahatinde, farklı bir sponsorluğun uygulanmasında, toplantılarda veya ofis dışarısında olabileceklerini unutmamalısınız. Hatırlatma yapmaktan çekinmemelisiniz; çünkü görüldüğü üzere, dönüş alamamanızın tek sebebi teklifiniz değildir.

Çok sık hatırlatma yapmak sizi oldukça kötü bir duruma sokar. Bir markaya her gün mail atılmaz. Marka çalışanlarını bunaltırsanız, sıkıntı yaşarsınız. Her yeni hatırlatma maili için 3-5 iş günü gibi sürelerin geçmesini beklemelisiniz. Bir markadan yanıt almadan en fazla 3-4 kez mail atılabilir.

Hatırlatmaları tamamlamamak da bir hata sayılabilir. Marka, hatırlatmalarınız sonrasında yanıt vermediyse yapabileceğiniz çok fazla şey yoktur. Süreci yeniden başlatamazsınız. Bu noktada, süreci tamamladığınıza dair bir mail atmanızı öneririm.

Bazen son mailinize olumlu ya da olumsuz olarak yanıt gelebilir. Yanıta göre sponsorluk arayışına devam edebilirsiniz. Eğer mailinizi incelemişlerse, sponsorluk teklifiniz üzerinde görüşme yapmak için kurumu ne zaman ziyaret edebileceğinizi öğrenebilirsiniz. Mümkün olduğunca yakın olmasına dikkat ederek, karşılıklı uygun bir zamanda görüşmenizi kesinleştirmelisiniz.

Hata 9 – Konu Başlığını Alakasızca Belirlemek

Mail gönderirken seçilecek konu başlığı çok önemlidir. Mailin açılma ve okunma olasılığını artırmak adına kısa, doğrudan, dürüst, açık ve net konu başlıkları belirlenmelidir. Tümü büyük harften oluşan konu başlıklarından uzak durulmalıdır. “Bize Sponsor Olun” gibi rahatsız edici başlıklar da tercih edilmemelidir.

Hatta konu başlığını eklemeye bile tenezzül etmeyen veya konu başlığı diye bir şeyden haberi olmayan insanlardan gelen “Başlıksız” maillerin, sponsorluk için hiçbir şansı yoktur, olmayacaktır.

Mail başlığı konusuna bir örnek vereceğim. Başlığınızda farklılık yaratmak adına “Proje Adı<> Marka Adı” şeklinde bir ifade kullanabilirsiniz. Yani “-“ yerine “<>” kullanımı etkili olabilir. Ajans olarak bu basit ipucunu kullandığımızdan beri, maillerimizin açılış ve dönüş oranları oldukça yükselmiştir.

Hata 10 – Tasarımlı Mail Kullanımı

Mailchimp gibi toplu mail gönderim araçlarının sunduğu özel tasarımlı mail içerikleri, sponsorluk için değil, duyuru için kullanıldığında sonuç getirmektedir. Sponsorluk için gönderilecek bir mailde özel tasarımlar hazırlanmasına gerek yoktur. Genelde tasarımlı mailler, kurum adına özelleştirilemediğinden etkili olmamaktadır. Okuyucuların daha düz ve sade metinleri tercih ettiği unutulmamaktadır.

Sonuç Olarak

Kurumlarla iletişime geçme noktasında günümüzün en önemli araçlarından biri olan mail kullanımı, sponsorluk dünyasında da oldukça kullanılmaktadır. On maddede sıralayabildiğim olumsuz tutumlar, sponsorlukların önüne geçebilir. Eklemek istediğiniz bir hatalı kullanım var ise lütfen paylaşınız.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Ortağı

Bizimle iletişime geçin!