Sponsor arama çalışmaları sırasında en çok kullanılan yöntem ilgili kişiye mail atmaktır. Mail atılan kişi ile öncesinde temasa geçmek, maillerin dönüş oranlarını artırmaktadır. Yazımda özellikle sponsorluklar için telefon görüşmelerinin nasıl yapılması gerektiğine değineceğim.

Bugüne kadar mail ile sponsorluk talebinde bulunan ve cevap olarak “evet sponsor oluyoruz” cevabını alan bir kişi bile tanımadım. Hiç bir kurum kendisine fayda sağlamayacağını düşündüğü bir projeye sponsor olmaz. Olursa da onun adı sponsorluk değil destek veya yardım olur. Sponsor arayanların, kurum yetkilisi ile telefon görüşmesi yapmaktan çekinmesi bilenen bir gerçektir. Çekinmelerin ardında yatan sebepler; reddedilme korkusu ve sürekli erteleme isteği olabilir.

Sponsor arayanların telefonla arama yapma konusundaki temel bahanelerini aşağıda derledim:

  • Aramak için çok erken. Öğle arasına girdik. Akşam oldu.
  • Şu işimi bitirdikten sonra arayacağım.
  • İnsanlar telefonları açmıyor. Ulaşmak çok zor.
  • Ya açarsa ne diyeceğim?

Sponsor arama çalışmalarında başarılı olabilmek için telefon görüşmeleri yapmak şarttır.

Daha önceden sizi tanımayan, hakkınızda bilgi sahibi olmayan ve hiç görüşmediğiniz kişilerle ilk temasınızda hassas olmanız gereklidir. Hiç tanımadığınız bir numara sizi arayıp bir şeyler satmak istediğinde ne yaparsınız? Genellikle telefonu kapatıp bir daha rahatsız etmemesi adına engellersiniz değil mi? Aynı durum sponsorluk için de geçerlidir. Sponsorluk için görüşme yapacağınız zaman da satış yapmaya kalkmamalısınız; aksi halde sadece olumsuz sonuçlarla karşılaşırsınız.

Konu hakkındaki önerilerimi yedi maddede sıraladım.

 

1 – Ne Olduğunuza Değil Ne Sunacağınıza Odaklanın

Projenizin ne kadar büyük ne kadar önemli olduğunu anlatmanın kuruma bir faydası yoktur. Sponsorluk talep eden tarafın, sponsorluğu elde edebilmesi için kuruma sağlayabileceklerine odaklanması gereklidir. Kurum için ne yapabilirsiniz? Hangi sorunlarını nasıl çözebiliyorsunuz? Projenin ihtiyaçlarından ziyade kurumun uygulayabilecekleri noktalara odaklanın.

 

2 – Önceden Tarama Yapın

“Şirketinizin ihtiyaçlarını, planlarını öğrenmek isterim.” gibi bir konsept için telefonu kullanmayın. Kurum ihtiyaçlarının projeniz ile uyumlu olup olmadığını anlayabilmek için telefon görüşmesi öncesinde ön hazırlık çalışmanızı tamamlayın. Kurum çalışanları size merak ettiğiniz bilgileri sağlamak zorunda olmadığı gibi meşgul insanlar olduğundan, cevabı uzun ve detaylı soruları yöneltmenizin bir faydası olmayacaktır.

Anasponsor Blog Mecrası: Ever, blog mecramızdaki arama kısmını kullanarak markaları araştırmanız mümkündür. Özellikler haftanın sponsorluk gelişmeleri içeriklerimizde yer alan bilgiler sayesinde araştırdığınız markaların hangi dönemlerde ne türden projelere sponsor olduklarını bile görebilirsiniz.

Kurum İnternet Sitesi: Kurumun sunduğu hizmet veya ürün hakkında bilgi almak, müşteri kitlesini tanımak, sosyal sorumluluk faaliyetlerini, vizyonlarını ve misyonlarını öğrenmek için önce web sitesini incelemelisiniz.

Kurum Sosyal Medya Hesapları: Kurum hangi sosyal medya kanallarını, nasıl kullanıyor? Hangi iletişim dilini kullanıyor? Takipçileri ile nasıl iletişime geçiyor? Hangi ürünleri ön plana çıkartıyor? Dijital ünlüler ile çalışmış mı? Ortalama gönderi sıklığı nedir? YouTube ve Instagram platformları başta olmak üzere ön analiz yapabilirsiniz.

LinkedIn: Konu ile ilgili doğru kişiyi bulabilmek için birebir adrestir. Kurumun LinkedIn sayfası üzerindeki çalışan kişiler arasında kurumsal iletişim, pazarlama, ürün sorumluları gibi departmanlardan kime ulaşabileceğinizi kestirebilirsiniz. Kişilerin profillerini inceleyerek daha fazla detaya da sahip olabilirsiniz.

Google Taraması: Kurum nasıl basın bültenleri paylaşıyor? Önemsedikleri noktalar nelerdir? Geçmiş sponsorluk çalışmaları hangileri? Google Haberler bölümü üzerinden, şirketin neler yapmak istediğine dair fikir edinebilirsiniz.

Reklam Mecraları: Kurum, hizmetinin veya ürünlerinin reklamı için hangi mecraları kullanıyor? Ne sıklıkta kampanya yapıyor? Google reklamlarını kullanıyor mu? Sorular arttırabilir… Yeri gelir o çok sevilen Adblock programlarını kapatmak; önünden bakmadan geçtiğiniz billboardlara farklı gözle bakmak durumunda kalabilirsiniz.

Tüm araştırmalardan sonra vurucu cümlenizi belirleyebilirsiniz. Örneğin; kurum Y kuşağına ulaşmak istiyor ve projenizin ana odak noktası Y kuşağı ise, telefon görüşmenizin temeli Y kuşağına dayandırılabilir. Araştırma konusunu biraz yüzeysel geçtim, detaylar için iletişimde kalabilirsiniz.

 

3 – Doğru Zamanlama

Telefon görüşmeleriniz için sizlere önerebileceğim en doğru zamanlama Salı, Çarşamba ve Perşembe günleri saat 10.00-12.00 ve saat 14.00-16.00 arasıdır. Çalışanlar belirttiğim saatlerde meşgul dahi olsalar, Pazartesi gününün yoğunluğuna veya Cuma gününün rahatlığına sahip olmazlar. Saat 10.00 ise sabahın erken bir saati değil, neredeyse günün ortasıdır. Öğle arasını boş geçmek, öğleden sonrasında ise akşam saatlerine kalmamak için 14.00-16.00 saatleri arası idealdir.

Bir robot olmadığınızı hatırlatarak, sadece önerdiğim saatlerde görüşmek zorunda olmadığınızı belirtmek isterim. Kendinizi iyi hissettiğiniz herhangi bir zamanda telefon görüşmenizi gerçekleştirebilirsiniz. Sadece aradığınız saatte, telefonun karşı tarafındaki kişinin durumunu da göz önünde bulundurmalısınız.

Eğer görüşmelerde ilgili kişi telefonu açmamışsa veya size kendisini daha sonradan aramanızı istemişse notlarınızı almalı ve zamanı geldiğinde bir daha ulaşmalısınız.

Kodumuz: “SÇP10-16”

 

4 – Taslak Konuşma Metinleri Hazırlayın

Taslak konuşma metinleri cankurtaran amaçlı kullanılmalıdır. Konuşacaklarınızı önceden ezberlemek veya projeye hakim olmak çok mühimdir. Yine de taslak konuşma metinlerine sadık kalmak avantaj sağlamaktadır. Karşı tarafa hissettirmeden kullanılabilirse daha iyi sonuç verecektir. Bugün, siyasiler bile seçim mitinglerinde, grup toplantılarında veya önemli anlarda ezber yapmak yerine notlarına bakarak veya elektronik suflör (prompter) kullanarak halka hitap etmektedir.

Metne sahip olmanın avantajı, telefonun diğer tarafındaki kişiye ileteceğiniz mesajların net olmasıdır. Eğer doğaçlama yaparsanız ve bir noktada sorun yaşanırsa konuşma verimsiz geçecektir. Taslak metniniz, sorulabilecek sorulara yönelik kendi içinde parçalara ayrılabilir. Potansiyel sorulara hazırlıklı olmanız, metin üzerinden de olsa yanıt verebilmenize olanak tanıyacaktır.

 

5 – Görüşmeyi Fazla Uzun Tutmayın

Söz uçar yazı kalır. Telefon görüşmenizin amacı, toplantı almak olmalıdır. Projenin hangi tarihlerde, nerede gerçekleşeceğinden ve kaç kişiye ulaşılabileceğinden kısaca bahsetmeniz ilk adım için yeterli olacaktır.

Eğer proje dikkat çekici isimleri bünyesinde bulunduruyorsa, isimlerden de bahsedilebilir.

Eğer projenin destekleyicileri arasında bakanlıklar, belediyeler vb. kuruluşlar varsa telefonda bahsetmek yüksek ihtimalle olumlu sonuç verecektir. Ayrıca medya sponsorlukları kuvvetliyse ek bilgi olarak iletilebilir.

Eğer projeye güçlü kurumlar sponsor ise, o sponsorların bilgileri de paylaşılabilir.

Eğer proje ilk senesinde değil, geçmişte başarılı bir şekilde gerçekleşmişse, katılımcı bilgileri veya avantaj sağlayacağını düşündüğünüz proje çıktıları açıklanabilir.

Maalesef gerek metin hazırlamada gerek telefon görüşmesi sırasında kullanılabilecek sihirli bir sos yok. Her proje birbirinden farklı olduğundan, farklı farklı yaklaşımlar gerektirmektedir.

Kurum çalışanları projenizi ilgi çekici bulduysa, toplantı öncesinde ek belgeler isteyebilirler. Sponsorluk dosyanızı, pazarlama planınızı, görsel çalışmalarınızı mail ortamında incelemeyi tercih edebilirler. Sponsorluk dosyanız ve diğer materyalleriniz hazır olmadan kurumlarla telefonda görüşmeyiniz.

 

6 – Önce Pratik Yapın

Kendi kendinizle veya bir arkadaşınızla konuşma yapmak ile telefonda konuşma yapmak birbirinden farklıdır. Telefonda sesinizin nasıl çıktığını bilmeniz gerekiyor. Telefonda pratik yaparak ve sesinizi kaydederek, neler konuştuğunuzu, hangi seviyede olduğunuzu anlayabilirsiniz. Ne kadar çok tekrar o kadar çok deneyim demektir.

İlk gerçek konuşmalarınızı ise büyük kurumlarla değil de daha küçük çaplı kurumlarla gerçekleştirebilirsiniz. Deneyim kazanıp belli bir seviyeyi aştığınızda potansiyelinizi büyük kurumlar için değerlendirebilirsiniz.

 

7 – Moralinizi Bozmayın

Bazı telefon görüşmelerinizde, konuştuğunuz kişi konuya hemen olumsuz olarak yaklaşabilir. Karşı tarafın fikrini değiştirmeye çalışmak size zaman kaybettirir. “Biz sponsor olmuyoruz” gibi keskin cevaplar aldıysanız teşekkür edip diğer görüşmenize hazırlanmanız gerekir. Unutmayın, tamamladığınız her konuşma sizi “evet” cevabına yaklaştırır.

 

Bonus: Telefon görüşmelerine ek olarak, karşı taraf sesinizi kullanma şeklinizden bir çıkarım yapabilir. Güldüğünüzü, çekindiğinizi, korktuğunuzu anlayabilir. Hatta deneyiminiz hakkında bile fikir sahibi olabilir. Belirttiğim detaylar sonucu etkileyecektir.

 

Sonuç Olarak

Birkaç madde ile telefonda sponsorluk iletişiminin detaylarını açıkladım. Daha fazlası için iletişimde kalabilirsiniz. Ek sorularınız, görüşleriniz veya deneyimleriniz için iletişime geçebilirsiniz.

Not: Bu yazı ilk olarak 2018 yılında yayınlanmış ve 2023 yılında güncellenmiştir.

Sonraki yazılarımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
Anasponsor Kurucu Ortağı

 

Bizimle iletişime geçin!